แบรนด์ระดับโลกมักไม่ได้ขาดไฟล์ แต่ขาดภาพควบคุมว่าไฟล์ใดครอบคลุมสินค้า claim นิติบุคคล และตลาดใด
ระบุ product instance ให้แม่น
- ชื่อทางการค้าและชื่อในเอกสาร
- สูตร ขนาด และบรรจุภัณฑ์ที่ปรากฏในภาพ
- ผู้ผลิต ผู้นำเข้า ผู้จัดจำหน่าย และผู้ยื่นท้องถิ่น
- หมวดสินค้าในตลาดนั้น
- ความต่างระหว่าง sample กับสินค้าที่ขายจริง
ใช้ Document Register ไม่ใช่โฟลเดอร์
| Field | ตัวอย่าง | เหตุผลควบคุม |
|---|---|---|
| document_id | TH-PROD-REG-01 | ป้องกันไฟล์ชื่อคล้ายกัน |
| สินค้า/เวอร์ชัน | ชื่อ + pack + formula | ตรงกับสินค้าหน้ากล้อง |
| ตลาด/scope | Thailand – product/advertising | ไม่ใช้เอกสารเกินขอบเขต |
| Validity | วันเริ่ม/หมดอายุ | เตือนก่อนหลักฐานหมดอายุ |
| Status | Green/Amber/Red + เหตุผล | ผูกหลักฐานกับการกระทำ |
| อายุเอกสาร | วันที่เริ่ม/สิ้นสุด | เตือนก่อน Content หมดสิทธิ์ Live |
| Owner | ชื่อผู้รับผิดชอบ | รู้ว่าใครตอบเมื่อสถานะเปลี่ยน |
สีต้องควบคุมการกระทำ
- Green: ตรงสินค้า ตลาด ขอบเขต และอายุเอกสาร
- Amber: รอหรือมีเงื่อนไข ทำได้เพียงวิจัย/shortlist หากไม่มีคำยืนยันอื่น
- Red: ขาด หมดอายุ ถูกปฏิเสธ หรือไม่ตรง ให้หยุดพันธะที่เกี่ยวข้อง
ควบคุมคำแปลเหมือนคอนเทนต์
บันทึกภาษาต้นทาง ถ้อยคำท้องถิ่นที่อนุมัติ ผู้แปลหรือ reviewer และเลขเวอร์ชันที่ครีเอเตอร์ต้องใช้
กำหนด booking permission
- ระดับใดอนุญาต research, paid hold, production และ release
- ใครรับต้นทุนเมื่อเอกสารล่าช้า
- ครีเอเตอร์ทราบหรือไม่ว่างานยังมีเงื่อนไข
- ใครออกคำอนุมัติ release เป็นลายลักษณ์อักษร
| สถานะ | ความหมายต่อ Operations | Action |
|---|---|---|
| ยืนยันแล้ว | เอกสารยังใช้ได้และตรง Scope | เก็บ Controlled Copy และชื่อผู้ยืนยัน |
| กำลังดำเนินการ | ยื่นแล้วแต่ยังไม่มีผลสุดท้าย | เตรียมงานได้ แต่ห้ามถือว่า Release ได้ |
| ต้องเพิ่มเติม | ขาดเอกสาร คำแปล หรือข้อมูล | กำหนด Owner และ Deadline |
| ไม่เกี่ยวข้อง | ผู้เชี่ยวชาญยืนยันว่าไม่ต้องใช้ | เก็บเหตุผลและชื่อผู้ยืนยัน |
| ยังไม่ชัด | ยังไม่มีคำตอบที่เชื่อถือได้ | ตั้ง Stop Gate |
ยืนยันสินค้าที่จะปรากฏจริง
- ชื่อการค้าตรงกับชื่อในเอกสารหรือไม่
- สูตร ขนาด และบรรจุภัณฑ์ใดจะเข้ากล้อง
- ใครเป็นผู้ผลิต นำเข้า จำหน่าย และถือเอกสารในประเทศ
- ตลาดนั้นจัดสินค้าอยู่ในหมวดใด
- สินค้าตัวอย่างเหมือนกับสินค้าที่ขายจริงหรือไม่
ความต่างเล็กน้อยของชื่อ สูตร หรือ Packaging อาจทำให้เอกสารไม่ตรงกับสินค้าที่อยู่ในวิดีโอ วันถ่ายทำไม่ควรเป็นวันที่ทีมเพิ่งพบความต่างนี้
ตรวจขอบเขตของเอกสารทุกฉบับ
- ครอบคลุมประเทศ สินค้า สถานที่ หรือกิจกรรมใด
- รวมสิทธิ์โฆษณา หรือเฉพาะการจำหน่ายและนำเข้า
- มีข้อจำกัดด้านช่องทาง ภาษา กลุ่มเป้าหมาย หรือข้อความหรือไม่
- อายุเอกสารครอบคลุมช่วงที่คอนเทนต์ยัง Live หรือไม่
คำว่า “มีเอกสาร FDA” ต้องเขียนใหม่เป็นชื่อหน่วยงาน ประเทศ เลขอ้างอิง และขอบเขต เพราะ FDA ไม่ใช่ตราสากลที่ใช้ข้ามประเทศได้โดยอัตโนมัติ
ควบคุมภาษาและเวอร์ชันแปล
ชื่อหมวดสินค้า ประโยชน์ คำเตือน และศัพท์กำกับต้องใช้คำที่ตลาดนั้นยอมรับ ไม่ใช่แค่แปลตรงพจนานุกรม ประโยคต้นฉบับที่ฟังนุ่มอาจกลายเป็นคำรับรองเด็ดขาดเมื่อผู้แปลไม่เข้าใจเอกสาร
- ใครแปลและใครตรวจ
- หากข้อความต่างกัน เวอร์ชันใดเป็นตัวควบคุม
- Creator พูดภาษาปากได้แค่ไหน
- คำทับศัพท์และข้อความบังคับเวอร์ชันใดผ่านอนุมัติ
กำหนดเงื่อนไข Booking ก่อนเกิดค่าใช้จ่ายที่คืนไม่ได้
- สถานะใดอนุญาตให้ Research ล็อกคิว ผลิต และเผยแพร่
- หากอนุมัติช้า ใครรับค่าเลื่อนหรือยกเลิก
- Creator รู้หรือไม่ว่าการเผยแพร่ยังมีเงื่อนไข
- ส่งตัวอย่างหรือใช้ถ่ายทดสอบได้หรือไม่
- มีเวลาสำรองสำหรับแก้ไขและเพิ่มข้อความบังคับหรือไม่
ระบุผู้ที่มีสิทธิ์ให้ไฟเขียว
Checklist ที่ติ๊กครบยังใช้ไม่ได้หากไม่มีคนรับผิดชอบ ต้องระบุเจ้าของเอกสารฝั่งลูกค้า เจ้าของข้อความฝั่ง Marketing และผู้อนุมัติสุดท้าย พร้อมเก็บคำตัดสิน go/no-go คู่กับเวอร์ชันเอกสารที่ตรวจแล้ว
เมื่อสถานะเป็น Green ให้นำถ้อยคำไปยัง Claim Matrix และ approval workflow
ตลาดที่เอกสารยังไม่ครบอาจอยู่ในขั้นวางแผน แต่ไม่ควรอยู่ใน release wave
กำลังวางแผนแคมเปญ creator แบบเดียวกันอยู่ไหม?
บอกตลาด หมวดสินค้า และเป้าหมายของคุณ แล้ว IMVN จะแนะนำขั้นตอนต่อไปที่ทำได้จริง
ขอคำแนะนำแคมเปญ →
